Có một điều tuyệt đối bằng trong cuộc sống: đó là thời gian. Bạn không thể bỏ tiền để mua thời gian và bất kể giàu nghèo, chúng ta đều chỉ đúng 24 giờ mỗi ngày. Với 24 giờ, có người làm được nhiều chuyện lớn, có người chỉ “giết thì giờ” mà không nhận ra sự thật là thì giờ đang “giết” chúng ta.
Vậy thì, đặc biệt là gì? Đó chính là kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người. Nếu bạn cũng đang loay hoay tìm cách ưu tiên nhiệm vụ và quản lý thời gian hiệu quả, hãy cùng GINA khám phá ngay những bí quyết dưới đây nhé!
Vì sao chúng ta cần học kỹ năng quản lý thời gian?
- Tăng cường năng suất công việc: Trong cùng một khoảng thời gian, bạn có thể tập trung tốt hơn khi biết cách ưu tiên nhiệm vụ và quản lý hiệu quả thời gian.
- Đạt mục tiêu nhanh hơn: Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu nhanh hơn khi tập trung tốt và ra quyết định hiệu quả, biết cách ưu tiên nhiệm vụ quan trọng khi làm việc.
- Quản lý tốt công việc đội nhóm: Nếu có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn có thể sắp xếp lịch trình hiệu quả hơn, làm việc nhanh gọn và tạo uy tín với đồng đội, giúp nhóm đội làm việc tốt hơn.
- Giảm căng thẳng: Khi biết quản lý thời gian hiệu quả, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, giữa công ty và gia đình, bạn sẽ được hỗ trợ căng thẳng hơn.
- Thêm cơ hội trong cuộc sống: Khi quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ không bỏ lỡ cơ hội đến và biết nắm bắt những cơ hội mới trong cuộc sống của mình.
Dưới đây là 10 cách làm nhiệm vụ ưu tiên và quản lý hiệu quả thời gian mà GINA đã tổng hợp dành riêng cho bạn!
Lên danh sách những công việc cần làm: điều quan trọng tiên quyết
Khi muốn đi đến đích, để tránh lạc đường, bạn luôn cần bản đồ hoặc chỉ dẫn từ ai đó, như… “chị Google”. Một danh sách việc cần làm – danh sách những công việc cần làm cũng giống như bản đồ, sẽ hướng dẫn bạn nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Đó là lý do vì sao những người thành công luôn khuyên bạn nên lập danh sách việc cần làm trước ngày làm việc mới. Bạn có thể ghi vào cửa sổ hoặc vào điện thoại, theo dõi để dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến trình công việc.
Danh sách này sẽ giúp bạn hình dung ra đâu là công việc phải làm hôm nay và từng bước hoàn thành từng công việc một. “Nhỏ nhưng có võ”, To-do-list sẽ giúp bạn luyện thói quen cam kết và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Cảm giác rung chuông đi những công việc làm xong cũng rất sung sướng nữa!
Tập trung vào công việc dựa trên mức độ quan trọng và tính khẩn cấp
Khi đã có danh sách công việc cần làm, bí quyết giúp bạn hack thời gian là nên ưu tiên làm việc gì trước dựa vào mức độ quan trọng và tính khẩn cấp. Bạn có thể phân tách công việc thành ba hạng mục theo cách này:
- Quan trọng và khẩn cấp: là những việc cần làm nghe, như trả lời email nào đang cần gấp hoặc liên quan tiến trình dự án, hay làm báo cáo cho cuộc tổng sắp diễn ra với cấp cao…
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: là việc bạn có thể làm sau hoặc để dành cho buổi tối, như đọc sách chuyên ngành nâng cao kiến thức hoặc tập thể dục rèn luyện sức khỏe điều độ…
- Không quan trọng, không khẩn cấp: thường là những thứ thứ liên quan đến giải trí, ít ảnh hưởng đến hành động phát triển bản thân và sự nghiệp, như xem phim mới ra hội, chơi trò chơi game mới…
Bạn hãy ưu tiên chọn những công việc quan trọng hơn và đừng quên hoàn thành sớm trước thời hạn nhé!
-
Xây dựng lối sống tối giản
Nhiều người thành công thường bật mí bí quyết của họ chính là xây dựng lối sống tối giản để quản lý hiệu quả thời gian. Việc đơn giản hóa cuộc sống không chỉ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc tối ưu mà còn tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng đường sống tối giản bằng cách dọn dẹp nhà cửa gọn gàng, bỏ đi tất cả những tài liệu, giấy tờ, đồ trang không quan trọng, sắp xếp lại các dữ liệu trong máy tính cho logic. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy ngay những tài liệu mình cần.
Sử dụng khoảng thời gian trống
Đây cũng là cách những người thành công tận dụng thời gian tối đa để làm điều có ích thay vì để trống. Nếu để ý, bạn có thể tìm thấy rất nhiều “lỗ ổ” trong lịch trình bận rộn của mình. Ví dụ thời gian ngồi xe tới phòng làm, thời gian tắm rửa, nấu nướng, thời gian chờ bạn bè đối tác tại phòng hẹn…
Thay vì lãng phí những ổ ổ này, bạn có thể “nhét” đầy đủ vào những công việc phù hợp. Như nghe bản tin buổi sáng hay nghe podcast chuyên môn trên đường đi làm. Tận dụng thời gian chờ đối tác hay chờ trình xem để kiểm tra email, xem lại danh sách việc cần làm, hay gọi điện thoại cho khách hàng…
Hãy làm ngay, đừng trì hoãn
Bạn có cơn cuồng loạn khi còn cả đống công việc chưa làm mà deadline đã sát nút, hay là kiểu người “nước đến chân mới nhảy”? Mỗi lần như vậy, bạn đều nhận được thành tích chất lượng công việc của mình đều không thể đạt được mức tốt nhất?
Trì hoãn chỉ khiến bạn lãng phí thời gian và còn làm tăng áp lực, căng thẳng, căng thẳng khi thấy mình có quá nhiều công việc cần làm trong chốc lát. Vì vậy, đừng mong đợi có đột phá rồi mới bắt tay làm, đừng chờ đợi thời hạn sắp xếp tới nơi mới mở máy tính xách tay lên, cũng đừng mong đợi một chút keo kiệt mới miễn cưỡng ngồi vào bàn làm việc.
Hãy biết kỷ luật với bản thân. Hoàn thành hơn hoàn hảo. Chậm mà chắc. Bạn sẽ nhận được khi hoàn thành công việc càng sớm, bạn càng thoải mái, thoải mái và có thêm động lực để lên kế hoạch làm việc mới chất lượng hơn.
Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân
Mỗi người đều có một nhịp sinh học cơ bản riêng. Có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người tập trung tốt hơn vào buổi chiều, có người chỉ phát huy sáng tạo vào buổi tối.
Bạn hãy quan sát hiệu quả công việc của mình theo từng khung giờ khác nhau trong ngày và tìm ra “giờ vàng” của bản thân. Sau đó, hãy cố gắng sắp xếp những công việc cần thiết tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này.
Tránh mọi yếu tố gây xao nhãng, đặc biệt là mạng xã hội
Để tránh bị xáo trộn khi làm việc, bạn nên chọn tắt mạng xã hội (trừ khi đó là một phần công việc). Ai có thể tập trung công việc dù chỉ trong vài phút, Facebook hay Instagram cứ liên tục gửi thông báo mời gọi, đúng không?
Ngay cả khi trả lời email, bạn cũng chỉ nên kiểm tra và trả lời thư một vài lần trong khung giờ cụ thể. Ví dụ: 9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều, hoặc trả lời email hai tiếng một lần. Sau khi giải quyết xong, hãy thoát ra để không phải lo lắng về việc gửi email mới trong lúc làm các công việc khác.
Hãy biết cách học nói “không”
Chúng ta đều biết thời gian là vàng. Hãy nhớ đừng ôm đồ quá nhiều việc cùng lúc, điều đó chỉ tạo ra bạn kiệt sức và lúc nào cũng căng thẳng chứ làm ra “vàng”.
Bạn hoàn toàn có thể từ chối những cuộc hẹn hò hôn dóc vô nghĩa, cũng không nhận được lời khuyên giúp đỡ khi công việc của mình vẫn chưa xong. Kiến thức, kỹ năng và nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những công việc mang lại giá trị thực tế.
Cân đối giữa tập trung và nghỉ ngơi để tìm cảm hứng
Theo nghiên cứu, cứ mỗi 52 phút tập trung bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Cơ sở và vị trí của chúng không giống như một cái máy, nếu cứ làm việc hoài nghi không nghỉ ngơi thì sẽ giảm năng suất. Tất nhiên, không ai cũng có thời gian tự động làm, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp để xả hơi ngắn sau khi hoàn thành một phần công việc nhỏ.
Khi không còn tập trung nổi, thay vì ép bản thân, bạn nên dành 10 đến 15 phút nghe nhạc thư giãn, đọc một vài trang sách, hoặc tìm video có chủ đề tài liên quan để tìm cảm hứng. Ngoài ra, bạn có thể tập yoga, yoga hoặc thiên. Những hoạt động này không chỉ tốt cho sức khỏe và trí óc mà còn giúp bạn tăng cường khả năng tập trung.
Học cách quản lý thời gian mỗi ngày
Đã là kỹ năng thì chỉ cần rèn luyện mỗi ngày, bạn sẽ học được cách quản lý thời gian hiệu quả. Hãy bắt đầu bằng những Mẹo nhỏ, các khóa học quản lý thời gian miễn phí để xem mình phù hợp với phương pháp nào. Thử và sai, từ đó rút kinh nghiệm để áp dụng là cách bền vững nhất khi học bất kỳ kỹ năng mới nào.
Bạn cũng có thể tìm đọc một số đầu sách về phương pháp quản lý thời gian từ các chuyên gia. Dưới đây là một số đầu sách được đánh giá cao:
- Tuần làm việc 4 giờ (Tuần làm việc 4 giờ – Tim Ferriss)
- Hoàn thành mọi việc không xu khó (Getting Things Done – David Allen)
- Tư duy tối ưu (First Things First – Stephen Covey)
- Ưu tiên: Làm chủ quản lý thời gian – James C. Petty
- Vị giám đốc một phút (The One Minute Manager – Ken Blanchard và Spencer Johnson)
Cuối cùng, sau một ngày làm việc bận rộn, bạn hãy xem lại và tổng kết những gì mình đã và chưa làm được trong 24 giờ qua. Thời gian mỗi người đều hữu hạn, nhưng với những bík trên, GINA tin bạn sẽ tự hào vì không lãng phí thời gian một ngày của mình!
Tham khảo thêm các bài viết khác của GINA tại đây bạn nhé: https://gina.vn/blogs/
_________________
GINA ACADEMY – Học viện hàng đầu về đào tạo và xây dựng phong cách doanh nhân.
Đường dây nóng: 090 808 82 82
Trang web: https://gina.vn/
Facebook: https://www.facebook.com/ginaacademy.vn/
Email: ginaacdemy.vn@gmail.com
Địa chỉ: 66-68 Võ Văn Tần, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM
#GinaAcademy #phongcachdoanhnhan #xuhuong #fyp
