Trong công việc, nhiều người thường chú trọng đến phong thái khi gặp gỡ trực tiếp. Tuy nhiên, có một yếu tố không kém phần quan trọng nhưng lại hay bị bỏ qua: phong thái trong văn viết. Cách bạn viết email hay nhắn tin có thể khiến người khác cảm nhận được sự chuyên nghiệp, sự tôn trọng, hoặc ngược lại.
Một email cẩu thả, thiếu chỉn chu đôi khi làm mất đi cơ hội hợp tác. Một tin nhắn quá ngắn gọn, thiếu lịch sự có thể khiến đồng nghiệp khó chịu. Vì vậy, để giao tiếp hiệu quả, bạn cần biết cách duy trì phong thái trong từng dòng chữ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách rèn luyện phong thái qua email và tin nhắn công việc.
Phong thái trong văn viết là gì?
Nói một cách đơn giản, phong thái không chỉ nằm ở cách ăn mặc hay lời nói. Nó còn thể hiện rõ trong từng con chữ bạn gửi đi. Khi viết đúng mực, câu chữ sẽ giúp bạn truyền đạt sự chuyên nghiệp, sự tôn trọng và sự tự tin.
Một email chuyên nghiệp hay một tin nhắn lịch sự chính là cách thể hiện phong thái văn minh trong giao tiếp. Hãy thử so sánh: viết “OK” ngắn ngủn sẽ khiến người nhận thấy bạn thiếu thiện chí. Trong khi đó, câu “Cảm ơn anh/chị, tôi sẽ xử lý ngay” lại mang đến cảm giác trân trọng và đáng tin cậy.
Nguyên tắc để giữ phong thái trong email công việc
1. Tiêu đề rõ ràng và súc tích
Người nhận email thường có hàng chục thư mỗi ngày. Vì vậy, tiêu đề cần rõ ràng, dễ hiểu, đúng trọng tâm. Thay vì viết “Báo cáo” chung chung, hãy cụ thể: “Báo cáo tuần 39 – Dự án A”. Tiêu đề ngắn gọn giúp người đọc biết ngay nội dung.
2. Lời chào và lời kết chuyên nghiệp
Phong thái trong văn viết bắt đầu từ những chi tiết nhỏ. Đừng bỏ qua lời chào và lời cảm ơn. Mở đầu bằng “Kính gửi anh/chị” hoặc “Anh/Chị thân mến” luôn tốt hơn là “Bạn ơi”. Cuối thư, đừng quên dòng “Trân trọng cảm ơn” và chữ ký đầy đủ.
3. Câu chữ ngắn gọn, rõ ý
Nhiều người có thói quen viết câu quá dài, nhiều ý. Điều này dễ khiến người đọc khó nắm bắt. Do đó, hãy viết ngắn, mỗi câu chỉ nên diễn đạt một ý chính. Ngoài ra, hãy chia đoạn rõ ràng để email dễ theo dõi.
4. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Một lỗi chính tả nhỏ cũng làm giảm tính chuyên nghiệp. Trước khi gửi, hãy đọc lại hoặc dùng công cụ kiểm tra. Đây là bước đơn giản nhưng giúp bạn giữ được phong thái trong giao tiếp qua email.
Giữ phong thái trong tin nhắn công việc
1. Chọn thời điểm gửi phù hợp
Không nên nhắn tin ngoài giờ làm việc trừ khi có vấn đề khẩn cấp. Việc gửi tin nhắn lúc tối muộn dễ gây khó chịu, tạo cảm giác thiếu tinh tế.
2. Ngôn từ lịch sự, tránh quá ngắn
Nhiều người nhắn tin công việc chỉ với một từ “Ok”. Tuy ngắn gọn nhưng lại thiếu sự tôn trọng. Thay vào đó, hãy viết: “Vâng, em sẽ thực hiện ngay ạ.” Cách diễn đạt này vừa rõ ràng, vừa thể hiện thái độ tích cực.
3. Dùng biểu tượng cảm xúc có chọn lọc
Một emoji tươi cười có thể giúp cuộc trò chuyện thân thiện hơn. Tuy nhiên, nếu lạm dụng quá nhiều, tin nhắn sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy, chỉ nên dùng khi cần thiết và phù hợp với mối quan hệ công việc.
Những lỗi thường gặp khi giao tiếp qua văn bản
Dưới đây là một số lỗi phổ biến khiến phong thái trong văn viết bị giảm sút:
- Viết quá dài dòng, khiến người đọc mất kiên nhẫn.
- Viết quá ngắn, làm người nhận cảm thấy không được tôn trọng.
- Lạm dụng viết hoa hoặc dấu chấm than, tạo cảm giác cáu gắt.
- Dùng từ ngữ quá suồng sã như đang nhắn tin bạn bè.
Những lỗi này tuy nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến cách người khác đánh giá bạn.
Hãy để từng dòng chữ thể hiện phong thái
Phong thái không chỉ hiện diện ở cách bạn đứng, cách bạn nói mà còn ở từng dòng chữ. Trong thời đại số, email và tin nhắn chính là “bộ mặt” của bạn. Một email chuyên nghiệp và một tin nhắn lịch sự sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn, đồng thời xây dựng hình ảnh đáng tin cậy.
Vì vậy, hãy bắt đầu từ hôm nay. Trước khi nhấn nút “Gửi”, hãy đọc lại, chỉnh sửa và tự hỏi: “Dòng chữ này có thể hiện đúng phong thái tôi muốn không?” Khi làm được điều đó, bạn sẽ thấy giao tiếp trở nên trôi chảy, tinh tế và chuyên nghiệp hơn.
