Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, email là một phương tiện giao tiếp quan trọng và phổ biến. Khả năng giao tiếp qua email không chỉ quan trọng trong môi trường công việc mà còn ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua email và cách phát triển chúng để trở thành một người gửi email thành công.
TẠI SAO KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA EMAIL QUAN TRỌNG?
- Hiệu quả trong công việc: Giao tiếp qua email là một phần quan trọng của công việc hàng ngày. Khả năng trình bày ý kiến một cách rõ ràng và thể hiện sự chuyên nghiệp qua email có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp.
- Xây dựng mối quan hệ: Email cũng được sử dụng để xây dựng và duy trì mối quan hệ cá nhân và chuyên nghiệp. Sự lịch lãm và tôn trọng trong email có thể tạo ấn tượng tích cực.
- Tiết kiệm thời gian: Giao tiếp qua email có thể tiết kiệm thời gian so với cuộc gọi điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Tuy nhiên, bạn cần biết cách viết email một cách rõ ràng để tránh hiểu nhầm hoặc mất thời gian.
BÍ QUYẾT GIAO TIẾP QUA EMAIL
-
Viết câu chủ động, cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, cô đọng.
Không viết câu dài, câu cấu trúc phức tạp. Viết câu đơn giản có khi người ta còn không hiểu nữa là viết câu phức tạp. Viết câu ngắn, đi thẳng vào vấn đề, không diễn giải dài dòng. Viết đến mức không xóa đi được thêm một chữ nào nữa thì mới là câu tối giản.
-
Các luận điểm quan trọng nhất phải đưa lên đầu email, và highlight
Cần tô đậm, in nghiêng, hoặc dùng color code, green cho ý tích cực, cam cho ý tiêu cực. Làm sao cho người đọc bận rộn chỉ đọc lướt qua đã nắm được những ý quan trọng nhất mình muốn truyền đạt, và phải có ấn tượng mà mình muốn họ có. Khi có nhiều ý, các ý sắp xếp theo thứ tự quan trọng từ trên xuống.
-
Mọi ý đưa ra đều phải có dẫn chứng cụ thể.
Screenshot, số liệu, ví dụ, link tới nguồn tham khảo. Không viết cái gì chung chung, không rõ ràng. Không bao giờ viết một ý theo cảm tính mà không có luận cứ hỗ trợ. Viết sao cho không ai bắt bẻ được một điểm nào. Người viết tới mức như thế là người có tư duy, và thường nhận được sự tôn trọng của đối tác.
-
Nên dùng số liệu, hình ảnh một cách tinh tế để tạo hiệu ứng mình muốn.
*Hiệu ứng so sánh before/after. Cho khách hàng cột mốc để so sánh, đối chiếu để họ dễ hình dung hiệu quả thực sự.
Ví dụ: Thay vì nói tháng này tôi đạt 800 visits/tháng -> thì sẽ khác với việc tháng này tôi đạt 800 visits/tháng, tăng gấp đôi traffic so với tháng trước, ở mức 400 visits/tháng.
-
Diễn giải lại ý của khách hàng theo cách mình hiểu, và hỏi họ xem mình hiểu thế có đúng không.
Thao tác đơn giản này loại bỏ 90% khả năng hiểu nhầm ý khách hàng. Mặt khác, khi trả lời một email dài của khách hàng, họ có nhiều luận điểm, thì nên quote lại từng ý của khách hàng, và trả lời cụ thể trên từng điểm một. Như thế tạo cảm giác rất rõ ràng, cụ thể, và dễ đọc, dễ theo dõi.
-
Đoán trước được các thắc mắc khách hàng sẽ có khi đọc mail
Khách hàng sẽ email hỏi lại các vướng mắc của họ, do đó cần đoán trước được những thắc mắc của khách hàng sẽ gặp khi thực hiện công việc mình yêu cầu, và giải đáp các câu hỏi và vướng mắc đó ngay từ email đầu tiên trước khi họ hỏi.
-
Luôn luôn, luôn luôn check grammar và chính tả trong các email gởi cho khách hàng.
Chúng ta đều biết các câu truyện cười khi người dân tộc nói tiếng Kinh rồi. Sai ngữ pháp có hiệu ứng giống hệt như vậy, và chúng ta sẽ thành “agency miền núi” ngay. Đây là trở ngại lớn khi xây dựng đẳng cấp trên thị trường quốc tế.
-
Viết email phải luôn thể hiện sự tôn trọng khách hàng tuyệt đối qua cách viết.
Viết thể hiện tình cảm, sự thân thiện, tránh văn phong ra lệnh, hay lạnh lùng.
Khi nhờ khách hàng làm gì, dùng “Please help me do…” “Would you mind…”, “let’s do …”.
Khi họ làm cho mình việc gì, cần “thank you” “I appreciate that”
Khi mình sai thì thẳng thắn nhận lỗi “I am sorry” hay “this is my responsibility”.
Không áp đặt quan điểm của mình mà nên dùng câu hỏi “What do you think about…” “Would you like to do”…
-
Truyền đạt luận điểm của mình và thuyết phục khách hàng tin vào luận điểm đó
Viết sao cho khách hàng nhanh chóng hiểu và đồng ý với mình. Bản chất là gây dựng lòng tin. Vậy nên phải cực kỳ rõ ràng về lý do và các thao tác mình cần khách hàng làm, dễ dàng và cụ thể, và phải nói rõ với khách hàng điều đó. Phải hình dung trước được cách người đọc tiếp nhận thông tin mình viết. Phải hiểu trước các câu hỏi và khó khăn khách hàng có thể gặp phải khi thực hiện yêu cầu của mình, và trả lời các câu hỏi đó trước khi khách hàng hỏi.
Điều này sẽ tạo ra những email đặc biệt hiệu quả và dễ chịu, khách hàng luôn cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với mình mà chính họ cũng không hiểu vì sao.
-
Văn phong và thần thái
Khi viết email, các bạn là đại diện của công ty. Từng câu, từng chữ trong email công việc đều thể hiện phong cách và thương hiệu của công ty. Email viết lìu xìu thì khách hàng hiểu là công ty lìu xìu, email cụ thể, có chiều sâu, mạnh mẽ, thì khách hàng tin tưởng.
Để cải thiện được văn phong và thần thái, chủ yếu phải cải thiện từ tính cách và năng lực của chính mình. Văn là người, chúng ta là người thế nào thì cách viết sẽ thể hiện rõ điều đó.
HỌC HỎI VÀ TỰ CẢI THIỆN
Kỹ năng giao tiếp qua email cần được phát triển và cải thiện theo thời gian. Hãy thường xuyên đọc email của mình và phản hồi phản ứng của người khác để rút kinh nghiệm. Nếu có cơ hội, tham gia các khóa học hoặc đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua email để nâng cao trình độ.
Kỹ năng giao tiếp qua email là một phần quan trọng của cuộc sống cá nhân và công việc. Khả năng viết email một cách rõ ràng, lịch lãm và hiệu quả có thể tạo sự ấn tượng tích cực và giúp bạn thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống và sự nghiệp. Hãy đầu tư thời gian và nỗ lực để phát triển và hoàn thiện kỹ năng này.
>>> Tìm hiểu thêm: Bước Xác Định Mục Tiêu Cá Nhân Hiệu Quả
————————
GINA ACADEMY – Học Viện Đào Tạo Phong Thái Và Nghi Thức
📞 Hotline: 0908088282
💬 Email: ginaacdemy.vn@gmail.com
🌐 Website: https://gina.vn/
Ⓜ️ Facebook: https://www.facebook.com/ginaacademy.vn/
📍 Địa chỉ: 66-68 Võ Văn Tần, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM
#GinaAcademy #ginaacademy #xuhuong #fyp
GINA ACADEMY
